Ben je geen ondernemer, maar een particulier? Dan stuur je een kwitantie. Een kwitantie is een soort factuur, maar met twee kleine verschillen:
- Een kwitantie heeft geen BTW
- Je vermeldt “Kwitantie” in plaats van “Factuur” op het document
In dit artikel geven we je een voorbeeld kwitantie die gratis kan downloaden in Word.De kwitantie maken hoef je dus niet meer zelf te doen, alleen even invullen.
Wat is het verschil tussen een factuur en een kwitantie?
Maak je kwitantie snel en gratis online
Je kwitantie is zo gepiept met een online tool. Bespaar tijd (en kostbare fouten) en maak je kwitanties makkelijk online. Dit zijn de populairste kwitantie tools:
- e-Boekhouden.nl - 15 maanden gratis voor starters! (Best getest!)
- Snelstart - 30 dagen gratis proberen!
- MoneyBird - Boekhouden voor zzp'ers. Probeer 60 Dagen Gratis!
Kwitantie voorbeeld downloaden
Liever je kwitantie maken in Microsoft Word? Gebruik dan ons kwitantie voorbeeld gratis.
Met de voorbeeld kwitantie maak je snel en eenvoudig je eigen bewijs van betaling die je aan het bedrijf verstuurd waaraan je diensten of goederen hebt geleverd als particulier.
Voorbeeld kwitantie Word downloaden
Kwitantie maken
Net zoals bij een factuur, moet een kwitantie ook aan een aantal eisen voldoen om als een geldig document gezien te worden voor de administratie. Bij een kwitantie maken moet je minimaal vermelden:
- De persoon en/of het bedrijf aan wie de kwitantie is gericht;
- Welke goederen of diensten er zijn geleverd;
- Hoeveel goederen of diensten er zijn geleverd en tegen welke prijs;
- De datum van de levering;
- Je naam- en adresgegevens;
- Je geboortedatum;
- Je BSN-nummer;
- Je handtekening.
Let erop dat de kwitantie, net als een factuur, genummerd moet worden.
Geen btw op kwitantie
Bij een kwitantie maggeen btw vermeld worden. Je hebt immers geen btw nummer als particulier. Btw nummers verstrekt de belastingdienst alleen als zij jou aanmerken als ondernemer voor de btw. Dit gebeurt doorgaans alleen als je jezelf inschrijft bij de Kamer van Koophandel.
Het totaalbedrag dat op de kwitantie vermeld wordt is dan ook het bedrag dat betaald zal worden. Hierover wordt geen btw berekend of betaald. Het bedrijf dat jouw dienst of goederen afneemt, mag dus ook geen btw in vooraftrek brengen. Zij boeken het betalingsbewijsals kosten zonder btw, of 0% btw.
Dat je geen btw mag rekenen als particulier heeft verder geen effect: het is niet voor- of nadelig voor het bedrijf waaraan de kwitantie verstuurd wordt. Normaal gesproken ontvangt een bedrijf een kostenfactuur met btw, de btw wordt dus betaald. Omdat de kosten met btw belast zijn, mag het bedrijf deze btw ook terug vragen. Per saldo komt de betaalde en ontvangen btw dus op € 0. Of er dus wel of geen btw wordt gerekend maakt voor btw plichtige bedrijven dus niets uit.
Gevolgen inkomstenbelasting
Wanneer je een kwitantie maakt, heb je als particulier diensten of goederen geleverd. Je hebt inkomsten genoten, en die wil de belastingdienst uiteraard belasten. De verrichte prestaties worden belast in Box 1: inkomen uit werk en woning. Omdat de prestaties niet in een categorie in te delen zijn zoals inkomen uit dienstverband of winst uit onderneming, merkt de belastingdienst deze verdiensten aan als ‘overige werkzaamheden’. De inkomsten worden bij het totaal van Box 1 gerekend en vervolgens belast volgens het progressieve tarief: het schijvensysteem wordt gehanteerd. Valt je inkomen in de eerste schrijf, betaal je 36,97% belasting (36,93% in 2023), val je in de tweede schijf dan draag je 49,50% belasting af.
Controle belastingdienst
De inkomsten uit overige werkzaamheden zijn wat lastiger te controleren door de belastingdienst. Bij een dienstverband is de werkgever verplicht om loonheffing in te houden, maar dat gebeurt niet als je eenmalig werkzaamheden verricht en vervolgens een kwitantie verstuurd.
Het opgeven van inkomsten uit overige werkzaamheden is echter wel verplicht. Doe je het niet? Dan ontduik je belastingen, belastingontduiking wordt gezien als fraude en is dus ook strafbaar. Geef je inkomsten uit overige werkzaamheden dus gewoon netjes aan.
De belastingdienst doet regelmatig belastingcontroles bij bedrijven. Zien zij een kwitantie in de administratie van dat bedrijf? Dan moeten ze die inkomsten ook terugzien bij jouw aangifte inkomstenbelasting. Als ze de kwitantie vergelijken met jouw aangifte inkomstenbelasting en de inkomsten uit overige werkzaamheden blijken niet opgegeven te zijn, dan krijg je een vergrijpboete van 50% van de belasting die opzettelijk verzwegen is.
Bespaartip voor je belasting
Let op dat je niet alleen de inkomsten opgeeft, maar ook de kosten. Dit bespaart je weer wat belastingcenten.
Alleen jouw winst is belast, ofwel wat je daadwerkelijk aan de klus hebt overgehouden.
Stel je verricht als particulier diensten voor € 1.500, maar je maakt reiskosten van € 50 euro en je koopt materialen in voor € 500, dan hoef je maar € 950 op te geven als inkomsten uit overige werkzaamheden.
Bewaar de bonnetjes van alle kosten wel goed!
Mocht de belastingdienst jouwinkomsten uit overige werkzaamheden controleren, dan kan je de kosten verantwoorden. Heb je geen bonnetjes of bewijs meer dat je de kosten voor de betreffende werkzaamheden hebt gemaakt, dan worden de kosten buiten beschouwing gelaten en betaal je alsnog belasting over de volledige ontvangsten.
Wat zijn inhoudingsplichtige bedrijven en welke gevolgen heeft dat voor mijn kwitantie?
Sommige bedrijven moeten sinds 1 januari 2022 informatie aanleveren bij de Belastingdienst als ze diensten afnemen van particulieren. De bedrijven die dit moeten doen, worden inhoudingsplichtig genoemd.
Een organisatie is inhoudingsplichtig wanneer dit bedrijf een loonheffingennummer heeft én aangifte voor de loonheffingen moet doen. Collectieve beheersorganisaties zoals Buma vallen hier ook onder.
Een bedrijf is niet inhoudingsplichtig wanneer de organisatie géén loonheffingennummer heeft.
Gevolgen voor de kwitantie
De vraag of een bedrijf wel of niet inhoudingsplichtig is, heeft gevolgen voor je kwitantie.
Is het bedrijf dat jouw kwitantie ontvangt inhoudingsplichtig? Vermeld dan op je kwitantie ook je adres, je BSN-nummer en je geboortedatum. Download ons voorbeeld om te kijken hoe je dat het beste kunt doen.
Is het bedrijf dat je kwitantie krijgt niet inhoudingsplichtig? Dan volstaat een kwitantie zonder deze gegevens. Let er wel op dat je alle andere kwitantiebenodigdheden gewoon vermeld.
Weet je niet zeker of het bedrijf in kwestie inhoudingsplichtig is? Vermeld dan gewoon alle gegevens op de kwitantie.
Op zoek naar een gratis zakelijke rekening? Lees dan onze tips.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt een kwitantie?
Een kwitantie is een particuliere versie van een factuur. Ondernemers sturen een factuur, maar particulieren sturen een kwitantie.
Wat is het verschil tussen een factuur en een kwitantie?
Een kwitantie wordt door particulieren gestuurd en bevat, in tegenstelling tot een factuur, geen btw-bedrag en geen KvK-nummer. Een kwitantie wordt ook ondertekend, terwijl dat bij een factuur niet nodig is.
Wie moet een kwitantie tekenen?
Een kwitantie is een document dat als betaalbewijs dient. Vraagt een bedrijf jou om een kwitantie, omdat je goederen of diensten hebt geleverd? Dan onderteken jij de kwitantie als verklaring dat het bedrijf de betaling heeft voldaan.
Hoeveel mag je factureren zonder KvK?
Zonder KvK-inschrijving mag je maximaal €1.800 per kalenderjaar aan omzet draaien. Dit is dus het maximumbedrag dat op een kwitantie mag staan.
Waar moet een kwitantie aan voldoen?
Een kwitantie moet de volgende informatie bevatten: datum, bedrag, betaalmethode, namen van betaler en ontvanger, handtekening van de ontvanger, en een korte omschrijving van de geleverde dienst of product. Optioneel kunnen adresgegevens en een uniek volgnummer toegevoegd worden voor administratieve doeleinden.
